Comment faire une facture proforma ?
En suivant les indications de cet article, vous saurez à quoi sert une facture proforma, quelles sont les informations que vous devez y mettre et quand vous devez joindre une facture proforma à votre envoi. Avoir une facture proforma correctement remplie limitera les blocages en douane et vous évitera également d’éventuelles frais en douane. Et enfin, quelle est la différence entre une facture proforma et une facture commerciale.
Facture proforma vs facture commerciale,
mais qu’est-ce qu’est une facture proforma?
Comme son nom l’indique, la facture proforma est une facture pour la forme. Ce qui signifie qu’a l’inverse de la facture commerciale, la facture proforma n’a pas de valeur commerciale et ne fait pas l’objet d’un paiement. Elle ne sera d’ailleurs pas entrée dans la comptabilité.
Lors d’une vente de marchandise à l’exportation, vous établirez une facture commerciale. Elle contiendra les mêmes informations que la facture proforma, cependant elle devra être payée par le destinataire et sera enregistrée dans votre comptabilité.
En revanche, si vous faites un retour de marchandise à votre fournisseur, ou que vous envoyez un échantillon que vous ne souhaitez pas facturer, vous devrez joindre une facture proforma.
Si vous joignez une facture commerciale à votre envoi, vous ne devez pas y joindre une facture proforma
Le but de la facture proforma
- Lors d’un envoi international, les douanes ont besoin de connaitre la description de la marchandise (le contenu de votre envoi), la quantité, le poids, l’origine du produit, le prix, l’adresse de l’expéditeur ainsi que celle du destinataire.
- C’est justement sur la facture proforma que les services douaniers trouveront toutes ces informations. Et c’est sur la base de ces informations que les services douaniers vont établir la taxation douanière de votre envoi.
- À chaque fois qu’une marchandise doit passer une douane, une valeur doit être donnée à cette marchandise pour que la douane puisse y appliquer les taxes auxquelles elle est soumise.
- Important : Comme pour la facture commerciale, la facture proforma doit être rédigée dans la langue du pays de destination ou en anglais. Facture proforma se dit « proforma invoice » en anglais.
Quel doit être le contenu d’une facture proforma?
A l’exception de certaines informations comme les coordonnées bancaires ou le délai de paiement, le contenu de la facture proforma sera très proche de celui de la facture commerciale.
Informations devant figurer sur la facture proforma:
- La mention « Facture proforma » avec un numéro de facture proforma.
- La date d’émission.
- Nom, adresse et coordonnées de contact de l’expéditeur.
- Nom, adresse, coordonnées de contact et n° de TVA (ou EORI dans l’Union Européenne) du destinataire.
- Incoterms choisi pour l’envoi, (Expedismart.ch propose DAP ou DDP).
- Motif de l’envoi : retour de marchandise, effet personnel, cadeau, vente, échantillon.
- Description détaillée du contenu de votre envoi (si vous connaissez le HS code, précisez-le).
- Quantité, poids, prix unitaire et prix total. Lors d’une exportation le prix est toujours hors taxe (sans TVA).
- Valeur totale de l’envoi.
- La devise utilisée.
- Le pays d’origine de la marchandise. Il s’agit du pays de fabrication de la marchandise, il peut être différent du pays d’expédition. *
- Signature.
*Normalement vous devez joindre un certificat d’origine délivré par votre chambre de commerce. Toutefois, la Suisse a conclu des accords internationaux qui permettent de simplifier la déclaration d’origine en indiquant simplement au bas de la facture l’origine de votre produit avec la phrase type suivante :
« The exporter of the products covered by this document declares that, except where otherwise clearly indicated, these products are of “(ENTRER LE PAYS D’ORIGINE)” preferential origin”.
Les règles sont différentes pour chaque pays, mais dans le 90 % des cas, cette indication est suffisante lorsque la valeur de votre envoi est inférieur à 6’000 Euros (au cours du jour pour les francs suisses). Si vous voulez en savoir plus sur la déclaration de l’origine des produits, vous pouvez consulter notre rubrique dédiée à ce sujet. Origine des produits.
Je n’ai pas de facture proforma…
N’hésitez pas à télécharger notre modèle de facture proforma word (coming soon)
Est-ce que je dois joindre une facture proforma lorsque j’envoie un cadeau ou des effets personnels?
Oui, malheureusement, même si vous vous envoyez des effets personnels usagés ou un cadeau à votre petit neveu aux États-Unis ou en France, vous devrez joindre une facture proforma à votre envoi. Que ce soit pour un cadeau ou des effets personnels, le destinataire devra s’acquitter de frais de douane. Ceux-ci seront constitués principalement de la TVA en vigueur dans le pays de destination.
Comme il est toujours désagréable que le destinataire d’un cadeau reçoive également une facture de la part des douanes, vous avez la possibilité de prendre à votre charge les frais de douane du pays de destination. Pour ce faire, vous devez faire une demande auprès d’Expedismart.ch pour que nous vous donnions la possibilité de faire une réservation en prenant les frais de douane à votre charge. Ceux-ci vous seront refacturés, une fois que le transporteur nous les aura envoyés.
Important : Lorsque vous décidez de prendre à votre charge les frais de douane, vous ne pourrez pas vous les faire rembourser dans votre déclaration de TVA.
Lors d’un déménagement, il est possible d’éviter une partie des frais de douane en fournissant certaine information aux douanes du pays de destination. Très souvent, ils vous demandent de prouver votre déménagement définitif. Ces documents varient en fonction du pays de déménagement. Nous vous recommandons donc de vous renseigner directement auprès du service douanier du pays de destination.
!!! Si vous joignez une facture commerciale à votre envoi, vous ne devez pas y joindre une facture proforma !!!
